Begini Cara Delegasi yang Ideal

Anda adalah seorang entrepreneur? Menurut berbagai riset yang ada, salah satu kendala yang seringkali dihadapi seorang entrepreneur adalah dia mengerjakan terlalu banyak tugas sendirian. Bukan karena tidak memiliki karyawan yang handal ataupun memiliki dana yang cukup untuk membayar mereka, tetapi kebanyakan karena ada kesempurnaan atau kepuasan diri yang mereka kejar.

Hal ini layak untuk kita pandang sebagai masalah ketika kita melihat dari sisi efisiensi kerja sebuah perusahaan. Barangkali hasilnya memang memuaskan bagi si empunya bisnis (karena dia sendiri yang mengerjakan) tetapi bisa dipastikan kerjanya tidak efisien karena banyak tugas yang seharusnya bisa diserahkan kepada orang lain, kemudian dia mengerjakan yang lain lagi. Ini yang dinamakan dengan delegasi, ketika anda memberdayakan seseorang untuk melakukan sesuatu bagi anda. Dengan kata lain, anda sebagai orang yang berkuasa harus berkenan untuk ?embagi kuasa?dengan cara membiarkan orang lain bekerja untuk kita.

Karena hal itu tidak mudah untuk dilakukan, maka kami akan membagi beberapa tips cara delegasi yang ideal:

1. Buatlah Sistem yang Kokoh

Jika kita sempat mendengar apa yang dikatakan oleh presiden maupun para politisi di negeri kita, mereka pasti pernah mengatakan, ?erbaiki sistemnya!?untuk memperbaiki kondisi negara kita yang demikian. Pendekatan sistem adalah pendekatan yang makro, kita melihat sesuatu dari sisi luar yang sangat besar. Apa yang kecil-kecil itu akan berubah ketika sistemnya juga berubah. Nah, paling tidak dalam konteks bisnis, ada tiga hal terkait sistem yang bisa anda bangun dengan kokoh.

Pertama, buatlah ?otal focus?untuk membandingkan dua hal. Caranya adalah anda mengambil sebuah kertas dan membagi dua halaman itu dengan sebuah garis di tengah-tengahnya. Berilah judul halaman itu dengan Total Focus. Pada bagian kiri kertas tulislah semua hal yang anda lakukan dalam seminggu ini, mulai dari menjawab telepon, mengirim barang dagangan, membuat varian produk baru, dan sebagainya. Lalu pada lembar yang kanan tulislah tiga pekerjaan yang membuat anda senang ketika melakukannya. Cobalah bandingkan daftar tersebut.

Kedua, kelompokkan tugas-tugas tersebut untuk memudahkan delegasi. Berilah label pada masing-masing tugas dengan tiga label berikut: Administratif (berkas-berkas kantor); Sales/Marketing (soal menarik minat konsumen atau menghasilkan penjualan); dan Produksi (memproduksi dan mengirim barang sebagai layanan).

Langkah ketiga, mulailah membuat dokumentasi dengan detil. Tulislah langkah-langkah dari awal hingga selesai untuk masing-masing pekerjaan yang sudah anda masukkan dalam daftar tadi. Tuliskan dengan detil menggunakan metode apapun yang anda senangi. Apakah anda terbiasa menggunakan pena langsung, ataukah anda menggunakan program di komputer. Apapun sarana yang anda gunakan, pada intinya buatlah dokumentasi langkah tiap pekerjaan yang nantinya akan disebut sebagai Prosedur Manual.

2. Lakukan Outsource

Setelah anda selesai membuat Prosedur Manual dengan detil beranikan diri anda untuk melakukan perekrutan tenaga kontrak dari luar. Tim Ferris dalam buku berjudul The Four Hour Workweek pernah menuliskan bahwa dia akan menyerahkan pekerjaan yang tidak dinikmatinya kepada pihak luar yang dia rekrut tersebut. Namun pada kanyataannya dia tetap merekomendasikan hal itu kepada siapapun, terlepas dia menikmati atau tidak pekerjaan tersebut.

Saat ini anda bisa banyak menemukan orang-orang yang bersedia dikontrak untuk melakukan pekerjaan tertentu baik secara paruh waktu maupun penuh. Anda tinggal memposting pengumuman itu di internet lewat media sosial, dibantu akun-akun media sosial tertentu, dan sebagainya. Kesempatan untuk mendapatkan tenaga bantuan ini terbuka sangat luas.

Namun masalahnya kembali kepada anda, apakah anda sudah siap untuk memulai? Pastikan anda sudah mengatur semua langkah pekerjaannya terlebih dahulu, lantas pastikan mereka memahami setiap langkah yang anda buat tersebut.

3. Rekrutlah Orang Secara Perlahan

Merekrut orang kemudian adalah sebuah pekerjaan yang menantang. Selain menantang diri, ini juga akan membutuhkan waktu yang lama. Seorang entrpreneur bernama Jen Beckman pernah mengeluarkan pernyataan bahwa kita harus berfokus pada jangka panjang untuk urusan merekrut orang. Dia mengatakan bahwa kita jangan hanya secara konstan berpikir siapa yang akan kita rekrut esok hari, tetapi pastikan anda memikirkan siapa yang akan anda rekrut tiga bulan ke depan.

Yang ingin ditekankan dalam poin ini adalah merekrut seseorang untuk bekerja dengan kita bukanlah perkara mudah. Kita harus memastikan bahwa orang tersebut mampu bekerja sesuai harapan kita dan memiliki visi yang baik soal perusahaan ini. Itulah mengapa tidak disarankan terlalu cepat merekrut orang untuk bekerja dengan kita.

4. Mintalah Umpan Balik

Jangan pernah ragu untuk meminta umpan balik (feedback) dari orang yang telah bekerja untuk anda. Seorang entrepreneur pernah bercerita bahwa dia memiliki dua karyawan yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan administratif. Namun masalahnya adalah dia tidak bisa menggunakan waktu dan pikirannya dengan maksimal untuk berpikir kreatif karena dia belum bisa mendelegasikan beberapa pekerjaan kepada karyawan.

Hingga suatu saatu muncullah keberanian untuk bicara dalam pertemuan dengan dua karyawan itu, dan dia mulai mendelegasikan proyek tertentu. Dia meminta umpan balik dari mereka, meminta mereka membagikan gagasan dalam pertemuan. Akhirnya karyawan tersebut bisa mengerjakan hal yang lebih substansial dan mereka terlihat lebih tertantang untuk bekerja dengan sungguh-sungguh setelah ada delegasi tersebut.

5. Susunlah Sesuatu yang Otomatis Bekerja

Bukannya menyarankan anda untuk tidak mengerjakan sesuatu dengan hati, tetapi saat ini kita telah dibantu oleh teknologi untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat konstan. Seperti misalnya sudah ada tools tertentu di dunia maya lewat media sosial untuk bisa mengerjakan hal yang bersifat pengulangan. Kita tinggal mengaturnya untuk beberapa janga waktu tertentu, dan mereka akan mengupdate sendiri dan bahkan bisa menganalisis performa dari akun tersebut.

Nah, demikianlah yang bisa kami bagi agar pendelegasian tugas anda bisa lebih baik. Dengan begini pekerjaan anda bisa menjadi lebih efektif dan efisien, yang akan membantu anda lebih cepat menuju target dan cita-cita anda.

Artikel Terkait