10 Tips Menguatkan Teamwork

Dalam sebuah permainan sepak bola, apa yang paling menentukan bagus atau tidaknya sebuah permainan? Selain kemampuan individu yang terlatih dengan baik, sebuah kerja sama tim adalah kunci yang tak kalah penting dibanding individu. Katakan semua pemain terbaik dunia berada dalam satu tim, belum tentu mereka adalah tim yang tak terkalahkan kalau konsep permainan mereka bukanlah permainan tim. Setiap orang justru akan unjuk kemampuan masing-masing untuk mendapat prestasi pribadi daripada bekerja sama untuk menyarangkan gol ke gawang lawan.

Begitu juga dengan bisnis. Sebaik-baiknya anda sebagai pemilik bisnis, kunci sukses adalah menggerakkan orang lain untuk bersama-sama mencapai tujuan dari bisnis yang telah anda mulai. Namun seperti yang kita tahu, manajamen kerja tim itu tidaklah mudah. Apalagi ketika bidang pekerjaannya sudah mulai banyak dan kompleks. Bagaimanapun kompleksitas itu harus kita sederhanakan menjadi bidang yang bisa digarap dengan nyaman oleh masing-masing orang.

Artikel ini akan memberikan 10 tips bagi anda untuk membangun kualitas kerja tim yang dapat diandalkan. Mari kita pelajari!

1. Mulailah dengan Sebuah Pola Kerja yang Baku

Seperti halnya membuat sebuah bisnis, dalam menguatkan kerja tim juga harus ada perencanaan. Perencanaan ini pada awalnya harus dibuat dalam sebuah pola kerja yang baku bagi setiap fungsi kerja. Seringkali yang terjadi adalah anda bekerja dan membuat sistem kerja anda sendiri, sedangkan orang lain yang mengerjakan hal lain juga mengerjakan milik mereka sendiri tanpa saling melirik pekerjaan yang lain. Hal ini barangkali efektif untuk bekerja, tetapi tidak efisien. Anda sebaiknya membuat pola yang baku, yang kompleks, yang mencakup pekerjaan yang lain juga. Jadi ketika ada sebuah kesalahan dalam prosedur nanti bisa diruntut dengan jelas, mana yang harus diperbaiki.

2. Tiap Anggota Tim Harus Bisa Mengakses Proyek

Seringkali yang terjadi ketika sedang mengerjakan proyek adalah masing-masing anggota tim bekerja sesuai bidangnya lalu mereka mengumpulkan hasil kerja kepada atasan. Selesai urusan. Namun dalam tips ini kami memberikan pandangan yang sedikit berbeda. Karena ini sebuah kerja tim, maka setiap bagian harus saling berhubungan untuk memastikan apa yang mereka kerjakan bisa dimanfaatkan dengan baik. Selain itu juga untuk menilai manakah yang menjadi prioritas mereka berdasarkan kebutuhan pekerjaan dari yang lain. Akses terhadap proyek adalah hal yang mutlak dibutuhkan. Artinya setiap orang harus bisa dengan jelas melihat gambaran besar, tujuan besar, dari proyek yang mereka kerjakan tersebut. Hal ini diyakini akan menumbuhkan performa kerja yang semakin baik karena ada rasa memiliki proyek tersebut.

3. Melakukan Standarisasi Tugas dan Judul Tugas

Hal ini barangkali sepele tapi sesungguhnya sangat berguna terutama dalam penamaan setiap tugas. Ketika masing-masing tugas sudah dijabarkan, kini saatnya menyusun semacam prosedur operasional supaya tidak ada yang namanya salah penafsiran. Satu tugas barangkali dikerjakan oleh beberapa orang karena beberapa alasan. Tugas dari standardisasi ini adalah memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang pengerjaan tugas tersebut. Kemudian untuk menstandarkan judul tugas, hal ini penting ketika anda menyimpan draf pengerjaan tugas tersebut dalam suatu berkas di lemari ataupun komputer. Dokumen dengan judul yang standar akan lebih mudah dicari ketika dibutuhkan. Coba anda bayangkan bila masing-masing orang membuat judul dokumen sebuah tugas sesuai keinginan mereka masing-masing. Bayangkan bahwa kita harus mencari dan melihat satu per satu judul tersebut.

4. Tandai Tugas-Tugas Anda

Yang dimaksud dengan menandai ini adalah memberi tanda khusus pada pekerjaan anda supaya yang lain tidak mengerjakan hal yang sama. Hal ini akan sangat berguna ketika kita menggunakan aplikasi online untuk mengerjakan pekerjaan kita. Kita bisa menandai dengan jelas pekerjaan kita, terutama pekerjaan yang mirip dilakukan oleh orang lain dalam tim kita. Memberi tanda ini hampir sama dengan memberikan kata kunci pada tugas. Ketika kata kunci tersebut diketikkan dalam program manajemen pekerjaan yang anda miliki, maka akan jelas bahwa tugas tersebut sudah dikerjakan oleh anda atau akan dikerjakan oleh yang lain. Pembagian kerja yang efektif seperti ini akan menghindari duplikasi pengerjaan tugas.

5. Mendelegasikan Pekerjaan

Banyak yang bilang tindakan mendelegasikan adalah sebuah seni yang akan berkembang seiring jam terbang anda. Ada juga yang mengatakan bahwa mendelegasikan tugas itu terlalu berrisiko terutama ketika orang yang anda beri tidak memiliki sesuai dengan klasifikasi yang anda harapkan. Namun setidaknya anda perlu mengetahui terlebih dahulu bagaimana trik mendelegasikan pekerjaan itu agar sesuai dengan apa yang anda maksudkan dalam pekerjaan anda. Yang jelas sebelum anda mendelegasikan tugas, sebaiknya anda memberikan contoh atau minimal memberikan prosedur operasional yang detil dan fiks kepada orang yang akan menerima delegasi pekerjaan dari anda. Delegasi tugas ini perlu untuk dilakukan mengingat kita bukanlah sedang berada dalam one man show, melainkan bekerja dalam tim.

6. Prioritaskan Pekerjaan Anda

Betul bahwa anda harus memerhatikan pekerjaan orang lain ketika anda berada dalam sebuah kerja kelompok yang hebat. Namun bagaimanapun juga anda memiliki tanggung jawab atas sebuah tugas di depan anda. Maka letakkan prioritas pertama pada pekerjaan anda supaya tidak terlalu bergantung kepada yang lain. Masih soal prioritas, dari daftar pekerjaan itu buatlah dengan bijak mana yang harus segera diselesaikan terlebih dahulu, mana yang lebih mendesak dari pada daftar pekerjaan yang lain. Bila perlu anda bisa mengikuti nasihat para pebisnis yang menggunakan warna untuk menandai kalender dinding mereka. Pemberian warna akan membuat kita lebih aware terhadap batas akhir penyelesaian tugas, agenda, dan sebagainya.

7. Berkomunikasilah dengan Rekan Satu Tim

Meskipun berada di lapangan yang luas, pemain sepak bola itu masih berkomunikasi satu sama lain. Barangkali tidak selalu berupa teriakan yang dapat didengar pihak lawan, tetapi juga dalam bentuk aba-aba, kode tangan, dan sebagainya. Dalam kerja tim, berkomunikasi dengan orang lain baik dalam tim maupun tidak dalam tim adalah hal yang harus dilakukan. Bahkan, beberapa pakar bisnis menyarankan kita untuk merencanakan komunikasi itu sendiri. Pastikan setiap orang dalam tim terinformasi dengan baik apa tujuan besar dari sebuah proyek yang anda kerjakan. Ketika setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama soal goal, langkah berikutnya adalah pastikan masing-masing dari mereka memahami cakupan kerja dari diri dan orang lain dalam tim. Hal ini perlu dilakukan supaya tidak saling tumpang tindih dalam menjalankan pekerjaan. Bila anda tidak berada dalam satu lokasi yang sama, manfaatkan teknologi seperti grup chat, virtual meetings, dan lain sebagainya.

8. Bangunlah Pertemuan dalam Jangka Waktu Tertentu

Dalam rangka menjalin komunikasi yang baik tersebut anda perlu untuk merencanakan pertemuan rutin dengan anggota tim. Pertemuan barangkali bisa dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, hingga pertemuan bulanan. Pertemuan ini perlu diadakan untuk melihat perkembangan pekerjaan yang dimiliki masing-masing orang. Jangan pernah membayangkan rencana bisa berjalan mulus dalam pengerjaan proyek, perubahan apapun bisa terjadi setiap saat. Menggelar pertemuan secara rutin adalah sebuah langkah antisipasi terhadap perubahan yang mungkin terjadi tersebut. Pastikan setiap orang berbicara untuk melaporkan perkembangan. Berikan juga kesempatan bagi tiap orang untuk bertanya kepada orang lain. Agar pertemuan berjalan efektif, berikan batasan waktu bagi tiap orang yang berbicara agar mereka fokus dan tidak membicarakan hal di luar jalur.

9. Visualisasikan Proses dan Pengaturan Kerja

Setiap proyek sebaiknya anda kerjakan bukan hanya berorientasi pada hasilnya saja. Anda juga memperhatikan proses pengerjaan tersebut, jangan sampai ada semacam shortcut yang justru membuat proyek tersebut bermasalah di kemudian hari. Pastikan semua proses tersebut dilewati dan tercatat. Catatlah setiap hambatan dan jalan keluarnya, kemudian buatlah catatan tersebut dalam bentuk grafik yang membuat setiap anggota tim anda merasa tertarik untuk terus melanjutkan proses yang sedang berjalan tersebut. Pembuatan grafik sebenarnya juga trik bagi anda untuk mengevaluasi proses. Ketika akan membuat grafik, mau tak mau anda harus membaca dua kali apa yang akan anda gambar. Hal ini akan membuat mata anda awas terhadap proses-proses yang tidak berjalan dengan semestinya.

10. Sediakan Hadiah dan Insentif

Hal ini adalah lumrah dan wajar dalam setiap pekerjaan. Cara ini tergolong efektif diterapkan untuk memacu semangat kerja dan produktivitas tiap anggota dalam tim anda. Sediakan hadiah dan insentif yang menarik bagi mereka yang memiliki prestasi yang paling menonjol dibandingkan yang lain. Penghargaan semacam ini akan membuat mereka merasa senang dan dianggap secara penuh sebagai anggota tim. Barangkali tidak butuh hadiah yang mahal dan mewah untuk hal ini. Misalnya, berikan libur tiga hari di akhir pekan, atau tiket pulang pergi ke suatu tempat, dan hal-hal sederhana lainnya. Soal menguatkan kerja tim adalah soal merawat semangat manusia yang bekerja di dalamnya. Maka jangan ragu-ragu mengeluarkan hadiah untuk itu.

Nah, itu tadi beberapa tips yang kami bagi soal teamwork. Memang butuh kerja keras dalam waktu yang lama untuk membuat sistem kerja tim yang solid, baik, dan dapat mengakomodasi kebutuhan akan perubahan. Tetap fokus dan tekun, serta pastikan anda dan setiap anggota tim berbahagia menjalankan proyek tersebut.